Administration Jobs in Dortmund

Du übernimmst die Verantwortung für unser Handlungsfeld Schulentwicklung, nach außen wie nach innen. Nach außen pflegst du unsere Stakeholderbeziehungen, gewinnst neue Partner*innen und bringst unsere Arbeit mit Schulentwicklungsclustern ins nächste Stadium. Im Team sorgst du für Orientierung, setzt mit den Kolleg*innen Prioritäten und entwickelst unsere Angebote weiter.

Sie übernehmen die fachliche und organisatorische Leitung des Bereichs IT und tragen Verantwortung für einen sicheren, stabilen und wirtschaftlichen IT-Betrieb. Sie entwickeln die IT-Strategie und die technische Infrastruktur der AWO Rheinland kontinuierlich weiter und bewerten dabei insbesondere die Möglichkeiten und Auswirkungen von Microsoft 365, Cloud-Technologien sowie modernen Betriebs- und Sicherheitskonzepten.

Sie übernehmen die operative Geschäftsführung des Hauses und sorgen dafür, dass die unterschiedlichen Aktivitäten, Interessen und organisatorischen Anforderungen gut zusammenwirken. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Vorstand, den im Haus aktiven bürgerschaftlich Engagierten sowie Kooperationspartner:innen zusammen.

Zum 01.04.2027 oder früher suchen wir aufgrund der Neustruktukturierung des Bezirksvorstandes, des Ruhestandes, des Vorstandes und Geschäftsbereichsleiters Finanzmanagement und Controlling einen Vorstand (m/w/d), der*die die zugehörigen Geschäftsbereiche verantwortet und den Gesamtverband mit der Vorstandsvorsitzenden, dem Geschäftsleitungsteam und den Bereichsleitungen zukunftsweisend weiterentwickelt.

Verantwortung für die Abrechnung der Immobilien-Nebenkosten, Vorbereitung von Buchhaltung und Jahresabschlüssen sowie Begleitung von Wirtschaftsprüfungen, Unterstützung bei der Verwaltung der Stiftungsimmobilien, einschließlich der Vertretung der Immobilienverwaltung und – je nach Bedarf – der eigenständigen Betreuung einzelner Liegenschaften, Mitwirkung bei der Vergabe von Fördermitteln.

Gemeinsam mit der bestehenden Teamleitung entwickeln Sie Strukturen, Prozesse und Ihr Team kontinuierlich weiter. Sie übernehmen fachliche und disziplinarische Führungsaufgaben in der Finanzbuchhaltung. Sie verantworten die Arbeitsorganisation, Ressourcenplanung, Qualitätssicherung sowie die fachliche Freigabe von Geschäftsvorgängen.

Technische Dokumentation, digitale Ablage der projektbezogenen Dokumentation und Berichtswesen. Auswerten technischer Daten des Gebäudebetriebs und deren Aufbereitung zur Vorbereitung von Entscheidungen der zuständigen Stellen. Kommunikation zu internen und externen Stellen. Unterstützung bei der Angebotserstellung für Beratungsleistungen in technischen Gewerken.

Du recherchierst gesetzliche, normative und fachliche Anforderungen und bereitest Informationen verständlich auf. Du unterstützt bei Dokumentationen, Auswertungen, Übersichten und Präsentationen. Du hilfst dabei, Anforderungen in Leitlinien, Checklisten und Prozessbeschreibungen zu übertragen. Du behältst Termine, Maßnahmen und offene Punkte im Blick. Du unterstützt Audits und Projekte und übernimmst nach der Einarbeitung schrittweise eigene Themen.

Aufbereiten von Management-Reportings, Statistiken und Kennzahlen in Verbindung mit Pflegen relevanter Daten und Sicherstellen einer verlässlichen Dokumentation und Auswertung. Unterstützen des Health, Safety & Environment Teams (HSE) im operativen Tagesgeschäft sowie eigenständiges Übernehmen organisatorischer und administrativer Aufgaben.

Eigenverantwortliche Durchführung und Qualitätsprüfung der Netzbilanzierung für die Sparten Gas und Strom. Selbstständige Analyse und Bearbeitung von speziellen und komplexen Sachverhalten in der Mehr- und Mindermengenabrechnung. Verwaltung, Koordination und Optimierung des Netzkontos der Sparte Gas sowie die Steuerung mit dem vorgelagerten Netzbetreiber. Strategisches Entwicklungs- und Qualitätsmanagement laufender Prozesse und Aufgaben. Koordination und strategische Steuerung der im Netzgebiet befindlichen Bilanzkreise.

Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen anfallenden Aufgaben im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Vorbereitung von Entscheidungen durch strukturierte Informationsbeschaffung und -auswertung. Planung, Steuerung, Bearbeitung, Umsetzung und Nachverfolgung von Projekten in eigenständiger Verantwortung und im Team. Analyse und Optimierung bestehender Prozesse. Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen. Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Berichten, Präsentationen und Statistiken für die Geschäftsleitung.

Du kümmerst dich um die Bereitstellung und/oder die Verlängerung von Sozialzertifikaten. Du übernimmst verschiedene Recherchetätigkeiten. Du hilfst bei der Angebotserstellung und kümmerst dich um das Stammdatenmanagement. Du unterstützt uns bei den Vorbereitungen für Audits. Du kümmerst dich um das Informations- und Datenmanagement im Bereich Einkauf.