Administration Jobs

Vollumfängliche rechtliche Beratung des Vorstands, Aufsichtsrats und aller Vereinsbereiche, ggf. gemeinsam mit externen Fachberatern, sowie zu Compliance-, Governance- und Integritätsfragen. Rechtliche Verhandlung, Prüfung und Erstellung von (auch internationalen) Verträgen sowie Identifikation und Bewertung rechtlicher Risiken, sowie Vertragsverwaltung.

Technische Dokumentation, digitale Ablage der projektbezogenen Dokumentation und Berichtswesen. Auswerten technischer Daten des Gebäudebetriebs und deren Aufbereitung zur Vorbereitung von Entscheidungen der zuständigen Stellen. Kommunikation zu internen und externen Stellen. Unterstützung bei der Angebotserstellung für Beratungsleistungen in technischen Gewerken.

Die Aid by Trade Foundation bringt in den Initiativen Cotton made in Africa (CmiA), The Good Cashmere Standard (GCS) und Regenerative Cotton Standard (RCS) unterschiedliche Partner aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft und NGOs zusammen und baut im Sinne eines „social business

Du recherchierst gesetzliche, normative und fachliche Anforderungen und bereitest Informationen verständlich auf. Du unterstützt bei Dokumentationen, Auswertungen, Übersichten und Präsentationen. Du hilfst dabei, Anforderungen in Leitlinien, Checklisten und Prozessbeschreibungen zu übertragen. Du behältst Termine, Maßnahmen und offene Punkte im Blick. Du unterstützt Audits und Projekte und übernimmst nach der Einarbeitung schrittweise eigene Themen.

Aufbereiten von Management-Reportings, Statistiken und Kennzahlen in Verbindung mit Pflegen relevanter Daten und Sicherstellen einer verlässlichen Dokumentation und Auswertung. Unterstützen des Health, Safety & Environment Teams (HSE) im operativen Tagesgeschäft sowie eigenständiges Übernehmen organisatorischer und administrativer Aufgaben.

Als Vertragsjurist*in begleitest Du die öffentlichen Ausschreibungen und bildest eine wichtige Schnittstelle zwischen Bedarfsstellen und Vergabestelle. Du berätst in allen vertragsrelevanten Fragestellungen, erstellst die Vertragsbedingungen und unterstützt je nach Verfahrensart mit der erforderlichen Expertise. Du passt kontinuierlich die Vertragsmuster und Bearbeitungshinweise bedarfsgerecht an und wirkst an der Prozessoptimierung bei Ausschreibungen mit. Zu Deinen Aufgaben gehören die Prüfung der auftretenden Leistungsstörungen und Leitung der geeigneten Maßnahmen.

Als Teil des Teams der Bilanzbuchhaltung erstellen Sie eigenständig Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse gemäß HGB für eine oder mehrere Gesellschaften der ALBA-Gruppe. Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die laufende Bilanzbuchhaltung einschließlich des Reportings an den Konzern und darüber hinaus übernehmen Sie die Analyse und Klärung von Bilanzkonten und führen Intercompany-Abstimmungen durch. Sie verantworten die Anlagenbuchhaltung einschließlich Aktivierungen, Abgängen und Abstimmungen und übernehmen die Durchführung der Kontenklärung.

Eigenverantwortliche Durchführung und Qualitätsprüfung der Netzbilanzierung für die Sparten Gas und Strom. Selbstständige Analyse und Bearbeitung von speziellen und komplexen Sachverhalten in der Mehr- und Mindermengenabrechnung. Verwaltung, Koordination und Optimierung des Netzkontos der Sparte Gas sowie die Steuerung mit dem vorgelagerten Netzbetreiber. Strategisches Entwicklungs- und Qualitätsmanagement laufender Prozesse und Aufgaben. Koordination und strategische Steuerung der im Netzgebiet befindlichen Bilanzkreise.

Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen anfallenden Aufgaben im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Vorbereitung von Entscheidungen durch strukturierte Informationsbeschaffung und -auswertung. Planung, Steuerung, Bearbeitung, Umsetzung und Nachverfolgung von Projekten in eigenständiger Verantwortung und im Team. Analyse und Optimierung bestehender Prozesse. Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen. Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Berichten, Präsentationen und Statistiken für die Geschäftsleitung.

Du kümmerst dich um die Bereitstellung und/oder die Verlängerung von Sozialzertifikaten. Du übernimmst verschiedene Recherchetätigkeiten. Du hilfst bei der Angebotserstellung und kümmerst dich um das Stammdatenmanagement. Du unterstützt uns bei den Vorbereitungen für Audits. Du kümmerst dich um das Informations- und Datenmanagement im Bereich Einkauf.

Strategische und operative Vorbereitung und rechtssichere Durchführung komplexer Vergabeverfahren nach nationalem und EU-Vergaberecht – von der Vergabevorbereitung bis zur Zuschlagserteilung. Abstimmung und Koordination mit internen Fachbereichen und externen Beteiligten zu vergaberechtlichen und verfahrensspezifischen Fragestellungen. Prüfung und eigenverantwortliche Freigabe von Vergabevermerken. Durchführung der elektronischen Verfahrensabwicklung auf der Vergabeplattform des Landes Berlin, inklusive Veröffentlichung der Unterlagen, Verfahrenskoordination und Zuschlagserteilung.

Gemeinsam mit deinem Team koordinierst du deutschlandweite Transporte von Elektroaltgeräten und Batterien. Du hältst die Fäden zusammen, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass Kunden und Kollegen jederzeit auf dich zählen können. Sicherheit & Umwelt: Du stellst die Einhaltung von abfallrechtlichen, sicherheits- und umweltrechtlichen Vorgaben sicher. Abläufe koordinieren: Du planst und begleitest deutschlandweite Transportaufträge und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Verbindungen schaffen: Du bist Ansprechpartner*in für Kunden, Speditionspartner* und interne Fachabteilungen. Zahlen & Daten: Du erstellst Angebote, prüfst Rechnungen und pflegst relevante Informationen in unseren Systemen.

Du bearbeitest die operative Debitoren-, Kreditoren-, Anlagen- und Hauptbuchhaltung. Du verbuchst laufende Geschäftsvorfälle eigenständig und sorgst mit Kontenabstimmungen und Kontenklärungen für eine saubere und verlässliche Buchhaltung. Du wirkst bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen unserer Gesellschaften mit. Du stellst eine verlässliche und termingerechte Kostenbuchhaltung sicher und schaffst damit eine wichtige Grundlage für transparente Unternehmenssteuerung und fundierte Entscheidungen.